Nicht über Preise, sondern über Kosten verhandeln!

Preisverhandlungen sind eine der Kernaufgaben des Einkaufs, klar. Gute Verkäufer bereiten sich auf solche Gespräche in der Regel prima vor – und manchmal auch besser als der (potenzielle) Kunde auf der anderen Seite des Tisches. Einkäufer tun gut daran, ihren liebgewordenen strategischen Werkzeugkoffer zu erweitern, indem sie detailliert neue Informationen generieren und nicht vorrangig auf Preisen herumhacken.

Falsche Annahmen aufdecken

Wichtig ist, auch die tatsächlichen Kosten beim Lieferanten zu kennen, und zwar die tatsächlichen und die kalkulatorischen. Gefragt sind entsprechende Informationen, aus denen dann belastbare Argumente abzuleiten sind. Werden Produkte und Komponenten immer zu verursachergerechten Kosten vom Lieferanten angeboten? Wohl kaum! Denn in vielen Unternehmen fehlt schon die Expertise, um die eigenen Herstellkosten exakt zu bestimmen. Auch Deckungsbeiträge sind vielfach nicht bekannt. So manche (teure) Maßnahmen beruhen auf falschen Annahmen. Ahnungslosigkeit wird so zu nicht mehr hinterfragter Tradition. Zielkosten? Vollkostenbetrachtung? Flexible Preise auf Basis von Deckungsbeiträgen? Variierende, differenzierende Bedingungen an unterschiedlichen Fertigungsstandorten? Materialoptionen? Make or buy? Verbesserungspotenziale – eigene und beim Lieferanten? Die Palette lässt sich beliebig ausweiten.

Preis- und Kostenanalyse!

Es gilt also dringend, Transparenz und Wissen über die hintergründige Kosten- und Preisgestaltung des Lieferanten zu (be-)schaffen, ebenso über Produktionsbedingungen und mögliche Kostenoptimierungen. Um das alles professionell zu bearbeiten, muss einer Preisanalyse eine fundierte Kostenanalyse zugrunde liegen. Beispiele: komplexe Produkte in Bestandteile zerlegen und mehrstufige Produktion in Einzelschritten nachvollziehbar analysieren.

Auch andere Fachbereiche profitieren

Know-how steht für einen solch scheinbar „aufwändigen“ Prozess dafür in der Regel intern nicht zur Verfügung, jedenfalls nicht in ausreichendem Umfang. Und dann? Man verweist gerne auf die eigene Marktstellung und Machtposition mit einer vermeintlich „bedeutenden“ Nachfragemenge. Nun ja ... das ist zumindest in Zeiten eines Verkäufermarktes keine clevere „Strategie“. Die vorbereitete Lieferantenseite lässt sich von einer laschen „Argumentation“ ohnehin nicht (wie vom Einkauf erhofft) in Bedrängnis bringen, wenn es am Ende auf das Thema Preise kommt. Und so verpuffen in (un-)schöner Regelmäßigkeit Potenziale – ökonomische bzw. materielle und immaterielle. Dabei würden vom Wissen bzw. von Erkenntnissen, die im Einkauf generiert werden, im engen Austausch auch Entwicklung, Marketing und der eigene Vertrieb profitieren ...

Gut: Individuelle Templates

Egal, ob und wie man Value Management, Cost Engineering und Kostenmanagement methodisch verdichtet: Nachholbedarf besteht in allen Branchen, und zwar egal, ob es sich um Standardteile, um komplexe Produkte oder um sensible Qualitätsanforderungen handelt. „Größe und Branchenzugehörigkeit eines Unternehmens sind dabei unerheblich“, sagt BPI-Einkaufsexperte Berthold Schneider. Er versetzt Einkäufer via Training in die Lage, die bisher nicht bekannten benötigten und vor allem richtigen Informationen zu generieren. Und er weiß: Entsprechende Standard-Software geht meist über Standards nicht hinaus. Gefragt sind vielmehr individuell wechselnde Anpassungen, die sich im Übrigen bestens über Templates auf Excel-Basis abbilden lassen. „Der Einkauf kann dann beispielsweise auch Mischkalkulationen selbst erstellen. Das alles hilft, um später in Verhandlungen kompetent und auf Augenhöhe verhandeln zu können“, bekräftigt Berthold Schneider. Sein Rat: „Ziel muss es sein, dem Lieferanten eine belastbare Argumentationskette vorzulegen, die auch für ihn nachvollziehbar ist.“

Kostentransparenz: Ist Zuarbeit machbar?

Besteht Kooperationsbereitschaft auf der Lieferantenseite? Werden Daten bzw. Informationen bereitwillig beigesteuert? Schließlich könnte auch der (potenzielle) Geschäftspartner aus dem systematisch generierten neuen Unternehmensnutzen ziehen. Denn auch auf seiner Seite dürften so manche Aussagen auf falschen Annahmen beruhen ... Gemeinsame Wissens- und Innovationsgenerierung ist eine Möglichkeit. Lieferanten, unabhängig vom Käufer- oder Verkäufermarkt, sollten begreifen, dass eine strategische Zusammenarbeit mit Kostentransparenz langfristig die erfolgreichste Vorgehensweise ist. Macht die andere Seite dicht, darf das indes kein Stoppschild für die eigenen Transparenzbestrebungen sein. Der Einkauf ist gefordert, (seine) Wertbeiträge auszubauen und Erfolge dann auch entsprechend intern und extern zu kommunizieren.

Fallbeispiele und Lehrpläne

Berthold Schneider thematisiert in BPI-Trainings u.a. Category-Management, Produktkategorien, Marktpreisbildung und Einflussfaktoren, Kostenrechnung (Target Costing etc.), Methoden der Preiskalkulation, Make-or-Buy-Aspekte, ideale Argumentationsketten und Win-Win-Strategien. Er zeigt, welche Informationsquellen zu nutzen sind und wie sich diese dann richtig interpretieren lassen. Das Ganze wird anhand realistischer Fallbeispiele mit persönlichen Lernplänen durchgespielt. Es geht um nicht weniger als um die Beeinflussung des Spend und der Kostenoptimierung in der Zukunft.

Ich rate zum Training „Preisanalyse nutzen“.

Sabine Ursel, 06. Mai 2026, www.sabine-ursel.de

Foto: radission-us, Unsplash

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